Постановление № 2305

Постановление № 2305

21.10.2011

2011

Постановление № 2305

АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ЗАКРЫТОЕ АДМИНИСТРАТИВНО – ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ АЛЕКСАНДРОВСК МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ


от «21» октября 2011 г. № 2305

Об утверждении стандарта качества исполнения муниципальной работы «Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов»



Руководствуясь решением Совета депутатов ЗАТО Александровск от 28.01.2010 № 4 «Об утверждении Положения об общих принципах организации системы стандартизации качества муниципальных услуг (работ) в ЗАТО Александровск, в целях создания системы контроля за деятельностью организаций, выполняющих муниципальные работы, в сфере архивного дела и повышения качества выполнения муниципальных работ, предоставляемых населению ЗАТО Александровск, перехода к системе бюджетирования, ориентированного на результат,

ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемый стандарт качества исполнения муниципальной работы «Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов» (далее – Стандарт качества).

2. Отделу по учету и отчетности администрации ЗАТО Александровск (Ковалева Т.В.):
2.1. Определить ответственных должностных лиц за соблюдением полноты и эффективности применения Стандарта качества.
2.2. Обеспечить контроль соблюдения полноты и эффективности применения Стандарта качества.
2.3. Довести настоящее постановление до сведения руководителя муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив ЗАТО Александровск».

3. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию и обязательному размещению в сети Интернет на официальном сайте администрации ЗАТО Александровск.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

5. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на отдел по учету и отчетности администрации ЗАТО Александровск (Ковалева Т.В.).

Глава администрации ЗАТО Александровск Т.К. Цимбалюк

УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
ЗАТО Александровск
от 21 октября 2011г. № 2305

Стандарт качества исполнения муниципальной работы «Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов»

1. Наименование муниципальной работы «Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов».

2. Содержание муниципальной работы:
- учет архивных документов;
- обеспечение сохранности архивных документов.

3. Категория получателей – в интересах общества в целом.

4. Группа получателей - юридические и физические лица, проживающие и находящиеся на территории Российской Федерации, стран дальнего и ближнего зарубежья вне зависимости от возраста, пола, национальности, религиозных убеждений.

5. Перечень нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к муниципальной работе:
- Закон Российской Федерации от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
- Закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Закон Мурманской области от 20.02.2006 № 730-01-ЗМО «Об архивном деле в Мурманской области»;
- Устав муниципального образования закрытое административно-территориальное образование Александровск Мурманской области;
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Федеральной архивной службы России от 11.03.1997 № 11;
- основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

6. Объем муниципальной работы.
Определение количества и состава архивных документов в учреждении в установленных единицах и отражение этого количества в учетных документах, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, организация хранения архивных документов.

6.1. Действия по исполнению муниципальной работы:
- разработка порядка учета и схемы учета архивных документов;
- подсчет архивных документов и присвоение им учетных номеров;
- нанесение на архивные документы (единицы хранения) шифров;
- регистрация сведений о количестве архивных документов во внутренних учетных документах учреждения;
- заполнение документов централизованного государственного учета в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
- хранение учетных документов;
- установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявление соответствующих архивных документов для организации их розыска;
- выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;
- создание оптимальных (нормативных) противопожарных, охранных, температурно-влажностных, световых и санитарно-гигиенического режимов в помещениях архива;
- рациональное размещение архивных документов;
- контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;
- выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;
- восстановление (реставрация) архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

7. Результат, который должен быть достигнут в процессе или по окончании исполнения муниципальной работы:
- определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах, обеспечивающих организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием;
- создание нормативных условий, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, обеспечивающих их сохранность и поддержание в нормальном физическом состоянии.

8. Порядок и условия исполнения муниципальной работы.

8.1. Юридическим фактом для начала исполнения муниципальной работы является утверждение акта приема-передачи документов постоянного и (или) длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу на муниципальное хранение в учреждение.
Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 11.03.1997 № 11, Уставом Муниципального казённого учреждения «Муниципальный архив ЗАТО Александровск» (далее – учреждение).
Учреждение может осуществлять свою деятельность на платной и бесплатной основе.

8.2. Продолжительность исполнения муниципальной работы.
Работа по учету и обеспечению сохранности архивных документов осуществляется в соответствии с годовым Планом основных направлений развития архивного дела в Муниципальном казённом учреждении «Муниципальный архив ЗАТО Александровск» (далее – План), который ежегодно направляется на рассмотрение и согласование в Отдел архивов Комитета по развитию информационных технологий Мурманской области.
Муниципальная работа подлежит исполнению согласно Плану и режиму работы учреждения, уставу и другим документам, регламентирующим деятельность учреждения.
Режим работы учреждения определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

8.3. Требования к материально-техническому обеспечению исполнения муниципальной работы.
Требования к зданиям и помещениям учреждения определяются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
В учреждении должны быть предусмотрены следующие помещения основного назначения:
- архивные хранилища;
- рабочие помещения работников учреждения;
- помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
- помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
- помещения для хранения учетных документов.
Учреждение должно быть оснащено специальным оборудованием и инвентарем (стационарными металлическими стеллажами, шкафами, сейфами), мебелью, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов, обеспечивающими надлежащее качество исполнения муниципальной работы, а также оснащение телефонной связью и выходом в сеть Интернет.

8.4. Требования к работникам, исполняющим муниципальную работу.
Предоставление муниципальной работы осуществляется персоналом учреждения, определенным штатным расписанием.
Специалисты учреждения, оказывающие муниципальную работу, должны иметь соответствующее занимаемой должности образование (высшее или среднее), профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей.
Квалификация специалистов должна поддерживаться на высоком уровне периодической учебой на курсах переподготовки и повышения квалификации, путем проведения инструктажей, стажировок, квалификационных экзаменов, иными действенными способами.
Специалисты учреждения должны знать и быть ознакомлены с планом эвакуации, а также с действиями при чрезвычайных ситуациях.

8.5. Санитарно-гигиенические, противопожарные и иные обязательные требования к процессу исполнения муниципальной работы.
Учреждение обеспечивает сохранность архивных документов и нормальное материальное состояние документов в соответствии с установленными нормами размещения, освещения, состояния воздуха, температурного режима, пожарной сигнализации, а так же осуществляет:
- соблюдение санитарно-эпидемиологических правил и нормативов работниками и посетителями Учреждения;
- контроль за соответствием размеров и технического состояния здания и помещений требованиям санитарно-гигиенических правил и норм, правил противопожарной безопасности и безопасности труда;
- защиту работников и посетителей Учреждения от воздействия факторов (температура воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязненность, шум), отрицательно влияющих на качество исполнения работы (оперативность учета и сохранность документов).

8.6. Порядок информирования об исполнении муниципальной работы.
Информация о порядке и правилах предоставления муниципальной работы должна быть доступна населению. Информирование граждан осуществляется посредством:
- размещения информации на официальной сайте администрации ЗАТО Александровск;
- информационных стендах, размещаемых в учреждении.
К учреждению должен быть обеспечен свободный доступ в любое время года.

8.8. Порядок обжалования действий (бездействий) работников, исполняющих муниципальную работу.
Заинтересованные лица имеют право на обжалование действий (бездействия) специалистов учреждения, участвующих в исполнении муниципальной работы, или обжаловать решения, принятые в ходе исполнения муниципальной работы в досудебном и судебном порядке.
Заинтересованные лица могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) работников, оказывающих муниципальную услугу:
- к руководителю муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив ЗАТО Александровск» (г. Снежногорск, Мурманской области, ул. П.Стеблина, д.18, телефон 8-81530-6-10-24);
- в администрацию ЗАТО Александровск (г. Снежногорск, Мурманской области, ул. Флотская, д.9, телефон 8-81530-6-00-53).
Заинтересованные лица имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение (жалобу).
При обращении в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30-ти дней с момента регистрации такого обращения.
Заинтересованному лицу направляется письменный ответ, содержащий результат рассмотрения обращения (жалобы).

9. Основные показатели оценки качества исполнения муниципальной работы.
Критериями оценки качества исполнения муниципальной работы являются:
- полнота и оперативность исполнения муниципальной работы;
- соответствие исполненной работы Стандарту качества и годовому Плану основных направлений развития архивного дела в учреждении;
- оптимальность использования ресурсов учреждения.

Система индикаторов качества работы

№ п/п

Индикаторы качества муниципальной услуги

Значение индикатора

1

2

3

1.

В учреждении ведется учет проверок качества исполнения работ, имеется книга (журнал) отзывов, при условии нахождения ее в доступном для заинтересованных лиц месте

Да/нет

2.

Учет и хранение архивных документов, поступивших в Учреждение

100%

3.

Отсутствие случаев утраты документов, хранящихся в Учреждении

100%

4.

Выполнение плановых показателей основных направлений развития архивного дела в Учреждении:

- количество единиц хранения, прошедших проверку наличия и состояния;

- количество закартонированных единиц хранения;

- количество единиц хранения, чье физическое состояние улучшено в ходе реставрационных работ и переплета (подшивки)

100%

100%

100%

5.

Общий уровень укомплектованности кадрами в соответствии со штатным расписанием

Не менее 90%

6.

Удельный вес работников, имеющих соответствующие квалификационные категории

Не менее 70%

10. Иные требования, необходимые для обеспечения исполнения муниципальной работы на качественном уровне:
Исполнителем муниципальной работы является:
- Муниципальное казённое учреждение «Муниципальный архив ЗАТО Александровск».


Возврат к списку